ムダな手間をゼロに！電子黒板のファイル管理が劇的に改善する理由
従来の授業や会議では、PCとプロジェクターをケーブルで接続し、データをUSBで持ち運ぶのが一般的でした。このアナログな運用は、準備に時間がかかったり、データの紛失リスクがあったりといった課題を抱えています。
電子黒板の「ファイル管理機能」を活用することで、これらの課題を解決し、授業や会議の効率を劇的に向上させることができます。
今回の記事では、電子黒板STUDIAを例に、効率的なファイル管理とクラウド連携の具体的な手順、そしてそのメリットを解説します。
【動画解説】電子黒板の「クラウドファイル管理方法」を動画で見たい方は、以下をご覧ください。
プロジェクターが抱えるファイル管理の課題3選
あなたが今お使いのプロジェクター運用には、以下のような「ファイル管理の課題」が隠れていませんか？
課題1：必要なデータが「見つからない・失くす」USB問題
必要なデータが入ったUSBメモリが、いざ使おうと思った時にすぐに見つからなかったり、他の先生や同僚が使っていて順番を待ったり、最悪の場合は大切なデータを紛失してしまうといったことが頻発していませんか？
USBに頼った運用は、「探す」「待つ」という無駄な手間を生むだけでなく、機密情報の漏洩やデータの消失という危険性を常に抱えている状態だと言えます。
課題2：板書後の「手作業ファイリング」による非効率
プロジェクターでの発表後、板書内容を記録するためにホワイトボードをスマホで撮影したり、個別にメールで送信したりしていませんか？
そのような運用では、記録・整理の手間が膨大になり、その後のデジタルファイリングも手作業で行う必要があります。
課題3：データが多すぎて「どれが最新か分からない」管理の煩雑さ
従来のプロジェクターの多くは、クラウドと連携できない機種が多いため、投影した資料や、手作業でデータ化した板書が増えるほど、情報の整理が追いつかなくなります。
授業や会議のたびにPDFや画像が増え、共有フォルダに散乱することで、「どれが最新版の資料か分からない」といったデータ世代管理の煩雑さが発生します。結果として、必要なデータを探すのに時間がかかり、最終的にデータを使わなくなるという事態に陥りかねません。
基本操作をマスター！内蔵ファインダーアプリでファイル管理
STUDIAのファイル管理の中心となるのが、内蔵の「ファインダー」アプリです。直感的な操作で、PCと同じようにファイルを便利に管理できます。ここでは具体的な操作方法を解説します。
ファインダーアプリの概要
まずデスクトップからファインダーアプリを起動すると、
内蔵ストレージや接続された外部デバイスのフォルダ一覧が表示されます。
フォルダの新規作成と展開
新しいフォルダを作る時は、画面上の「クリエイト」をタップします。作ったフォルダは、ダブルクリックすることで中身を開きます。
ファイルのコピーと削除
ファイルやフォルダは、タップして選択した後に「削除」をタップするだけで簡単に削除できます。
USBから電子黒板へのデータ移管方法
STUDIAはUSBメモリとの連携も非常にスムーズです。従来のUSB運用の手間を劇的に削減します。
USBの自動検出とアクセス
まずUSBをSTUDIAに差し込みます。
自動で読み込みが完了し、ポップアップが表示されます。「OK」をタップするだけで、すぐにUSB内のデータにアクセスできます。
本体からUSBへのデータコピー
授業や会議で作成した板書データなどを、本体からUSBへ簡単にコピーできます。ファイルを選択後、「送信」>「デバイス」>「USB」の順でタップするだけです。
クラウド連携でファイル管理・情報共有がもっと便利に
STUDIAは、Google ドライブや OneDriveといった主要なクラウドサービスとアカウントを簡単に連携できます。事前にログインを済ませておけば、データをクラウド上でスムーズに共有し、いつでもどこからでもアクセスできるようになります。
「クラウドドライブ」>「アカウント」を選択すると、保存されたデータやファイルをSTUDIAで展開したり、本体ストレージに直接ダウンロードしたりできます。
本体ストレージのファイルをクラウドドライブに共有すれば、複数人で一つの資料を編集・共有できるので便利です。
【応用編】STUDIAだからできる！スマートなファイル管理の活用術
STUDIAのファイル管理機能は、日々の業務の手間を減らすだけでなく、組織全体の情報共有を加速させられます。ここでは、データ管理の常識を変える、STUDIAのスマートな活用法をご紹介します。
授業/会議終了後、その場でデータを自動共有
会議の板書データや授業中に作成した資料を、終了後すぐに指定のクラウドフォルダ（Google Driveなど）へ自動でアップロードする運用フローを構築しましょう。これにより、データ共有を忘れる心配がなくなり、先生や担当者は「送付作業」の手間から完全に解放されます。
データ転送を待つ時間ゼロに！
外部講師の方やリモート参加者と共同で作業をする際、「データのコピー待ち」や「接続確認」に時間を取られるのは大きなムダです。事前にクラウドで資料を共有しておき、STUDIAから直接アクセスする運用にすれば、当日のデータ転送時間をゼロにできます。
ファイリング作業を効率化
電子黒板では、従来のホワイトボードの板書を撮影したり、それをPCで整理したりする手間は一切不要です。STUDIA上で作成したデータは、保存先をクラウドに設定するだけでOK。作ったデータをわざわざフォルダ分けする必要がなくなり、後から目的の資料を検索したり整理したりするのが非常に簡単になります。
STUDIAで「アナログな手間」から解放されよう
電子黒板STUDIAのファイル管理機能を使いこなすことで、USBの抜き差しやデータの紛失といったアナログな手間を解消できます。さらに、電子黒板をクラウドに連携させることで、組織全体の情報共有がスムーズになり、生産性を劇的に向上させることが可能です。
もし「シンプルで使いやすい電子黒板」をお探しでしたら、直感的な操作性と、今回ご紹介した便利なファイル管理機能を兼ね備えた「STUDIA」をぜひご検討ください。
ヤマトサイネージでは、東京、大阪を拠点に電子黒板「STUDIA」を日本全国エリアで販売からサポートまでをワンストップで対応しています。電子黒板をご検討中の方は、お気軽にご相談ください。
