その会議、わざわざ人を集めてまでするようなものですか？本会議とリモートの線引きが大切
以前は本社に各営業所から何人も集めて会議を行っていました。交通宿泊費もそうですが、一番のリスクは移動にかかる時間であることが昔からささやかれていました。流行病の影響でリモート会議が定着してきた今、「わざわざ遠いところから人を集めなくてもリモートで十分じゃん！」ということにみんなが気づき始めています。
もちろん人を集めることに意味のある会議も存在します。ただ「こんな会議のためにわざわざ何時間もかけて来たの？」的なことも多々あるのではないでしょうか？私の個人的感覚ですが、本社には会社の上層部や各部署の責任者が多数在中しているので、本社に人を集めるのが最も効率的であるということだろうと思います。
でも会議の本質は効率ではなく効果を求めないといけないと思うのです。
今回は人を大勢集めて行う会議と、リモート会議の2つの視点からそれぞれの問題点を考察してみたいと思います。
大人数が参加する会議
大規模な会議では、発表者が説明用のパワポを自作してプロジェクターで映し出す。そんな光景を山ほど見てきました。ひどいものはパワポと配布された資料が全く同じ、なんてことも多々あります。これって本当に効率的で効果があることなのでしょうか？
要はプロジェクターのぼやけた小さい字が見えにくいから、ということも資料を印刷する理由のひとつなんですよね。しかも部屋の電気を暗くしないと見えにくいから、どんよりとした雰囲気になるし、眠くなってしまいます。
今までの会議の問題点①プロジェクターの文字が見えにくい
そもそもがパワポデータの文字をもっと大きくしろよ！って話なんですが、慣れない人はとにかく自分が発表することで精一杯。見る人のことなんか1mmも考えていないから、小さな文字を羅列してしまうんですよね。
なのでまず大前提としてテキスト文字は大きくということが必須条件になります。しかしプロジェクター映像のぼやけ具合はなんともなりません。これはプロジェクターが映像を「照らしている」ことに原因があります。
もっと鮮明な表現ができれば、文字だけでなくグラフなども後部座席からでも見えやすくなるのに…。
今までの会議の問題点②何のためのスクリーンか
配布した資料と全く同じのプロジェクター映像。だったら事前に資料をメールで送って、質問事項があれば会議までに準備してくださいと伝えておくほうが効率的です。こんなに意味のないものはありません。配布資料では表現できない動きのある資料を用意することで参加者の興味を惹き、伝えたいことがより一層伝わると思うのです。
今までの会議の問題点③どんより暗い雰囲気、ここは映画館か
何事にも雰囲気は大切です。プロジェクターを写すために薄暗くした会議室、しかもプレゼン内容も退屈とくればもう寝るしかないじゃないですか…まさに映画館で面白くない作品を見ているときの状況とリンクするのです。
今までの会議の問題点④往復移動6時間、会議1時間
会議の度に毎回新幹線に乗って本社まで…。大した内容でもないのに「本当にこの会議ってみんなが同じ場所に集まる意味があるのか？リモートで十分じゃね？」なんて思われる方も多いと思います。特に月毎の「定例会議」と称されるようなものはそう感じることが多いです。
それは問題点①～③で述べてきたような原因も含めて、マンネリ化したくだらない内容の会議が毎回行われるからです。内容の見直しももちろんですが、本当に全体が集まって話し合うべきものなのか？単なる発表会の延長ならリモートでもよいのではないか？とも考えるのです。
リモート会議
お互いに離れた場所にいる人とのパーソナルだったり少人数の会議はもちろん、会社にとってそこまで重要度のない会議はリモートで良いのではないか？と考えたりすることもあります。デジタル化が進む今だからこそ、逆に面と向き合うことを重視される部分もあると思います。
ただ、これも前述の「会議発表者は自分のことで精一杯で、見る人のことを考えてない」ことに似ていますが、その考え方は本社側（自分は移動せずただ待っている）の勝手な思惑に過ぎないんですよね。なので自分が毎回呼ばれた身になって考えてみてください。その視点で集まるべきかリモート会議で事足りると判断するのか、考える必要があることを声を大にして言いたいと思います。ここでのリモート会議とは、本社側が会議室に複数人集合して各支店と会議するという仮定です。
リモート会議の問題点①通信トラブルの可能性やセキュリティ
リモート会議の懸念としてはやはり通信の安定と安全性が常につきまといます。なので重要な会議や数十人以上の大会議には向いていません。この問題についてはそれぞれの現場で物理的に解消するしか方法がありません。
リモート会議の問題点②メンバーの表情が読み取りにくい
リモート会議で多く使われるのはノートパソコンです。画面が小さくて参加者の表情が読み取りにくいということがネックです。使用するソフトにもよるでしょうが、発言者が自動的にアップ映像になるようなものが多いので、それを聞いている人の顔がとても小さくなってしまいます。
発言者の感情は声のトーンで把握できるため、私は他の参加者の顔を見るようにしています。その発言に対してこの人はどう思っているのだろう？同調や不満を感じ取るために表情はとても重要です。でも15インチの液晶モニターでは、あまりその評定を読み取れません。
問題点を洗い出すことで行き着いたひとつの案
毒舌を交えて世の中の会議を酷評してきたわけですが、恐らくこの記事を呼んでいる方の大半が私の不満要素に賛同してくれていると思っています。ということでこのようなシステムがあれば、会議がとても効果的に行えるのではないか？という提案があります。
モニターを何台か組み合わせることで好きな大きさに仕上げれる「大型液晶マルチモニター」は、プロジェクターのデメリットを解消して、より効果的な会議を実現するツールとして注目を浴びています。大型液晶マルチモニターのポイントは以下になります。
✅文字や映像が鮮明に映る→参加者への視認性や注目度が上がる
✅明るい画面なので部屋を薄暗くする必要がない→意見や発言をためらうような”どんより感”がなくなる
✅リモート会議でも参加者の表情がわかりやすい→離れていてもその人の気持ちを読める
✅結果、参加者のモチベーション向上に繋がり、活発な意見交換ができる
もちろんツールだけでなく、大画面に映す資料の内容も精査する必要があります。せっかく液晶マルチモニターを使うなら、配布資料では表現できない映像資料も組み込むことをおすすめします。ただ、本当に意味のある充実した内容の会議なら、こんなわけのわからない大型モニターなんかなくても十分成立します。
世の中には本当に意味のない会議がたくさんあります。そう思わせているのは本社のあなたかもしれません。大型モニターの導入で少しずつでも会議に積極的になる参加者が増える可能性が十分にあります。会議内容の見直しとともに、使用する画面についても再度考えてみるのも良いのではないでしょうか？
※後部座席からでも視認しやすい大型液晶マルチモニター（写真は55インチ×4台の110インチ）
ちなみにですが…
今回の記事の会議に対する愚痴や不満は、決して弊社の会議に対して言っているわけではありません…決して！！
