貸し会議室の運用がアナログなままになっていませんか
近年、ニーズが急拡大している「貸し会議室」ですが、運営会社としては出店数が急拡大しているが故に、現場ではアナログな運用が残っており、業務が非効率的だという声もよく耳にします。
会議の予約や当日のスケジュール管理、施設案内などをアナログ方式で運営することは、時間と労力がかかるだけでなく、人的ミスの誘発や売上の取りこぼしが起こる危険性も含んでいます。
貸し会議室が抱えている課題の解決策として注目されているのが「デジタルサイネージ」です。デジタルサイネージを導入することで、様々な業務を効率化できます。
そこで今回は、貸し会議室の業務を効率化するデジタルサイネージの活用術をご紹介します。
貸し会議室の現状
貸し会議室の利用が企業や個人の間で急増しています。特に都市部ではその数が増加中です。
その背景には主に2つの理由があります。
まず、企業の経費削減です。広いオフィスを借りるコストを抑えるため、社内に会議室を持たない企業が増えています。
また、情報流出防止のためにセキュリティが強化され、外部の人が社内に入りにくくなったことも一因です。そのため、契約交渉や商談の際に貸し会議室を利用する企業が増えています。
貸し会議室が抱える3つの課題
貸し会議室の運営面で抱えている3つの課題を解説します。
課題1：予約調整に手間がかかる
予約システムを導入している貸し会議室は問題ありませんが、電話やメールで予約を受け付けている貸し会議室では、予約調整にも手間がかかります。
貸し会議室側のミスでダブルブッキングをしてしまうと、お客様からの信頼を一気に失ってしまいます。
課題2：急なキャンセルによる空き部屋を効率的に使えていない
会議の日時は直前に変わることも多々あります。直前でキャンセルが発生した場合には、キャンセル料を請求する場合が多いですが、空き部屋が出たのであれば即座に次の予約を入れるべきです。
アナログな運用の場合は、どの会議室に利用者が時間通りに来たかどうかを把握しづらいため、急なキャンセルによる空き部屋を効率的に使いづらいという課題があります。。
課題3：当日の時間管理に手間がかかる
貸し会議室に利用者が来た際にも、予約の変更や延長、終了時間の確認など、細々とした業務が発生します。1つずつは細かい作業でも、対面での接客をしていては、スタッフの負担となります。
貸し会議室の運用を効率化する「デジタルサイネージ」とは
デジタルサイネージとは、液晶ディスプレイやLEDビジョンという電子ディスプレイを使用して情報を表示するシステムのことです。
貸し会議室においては、電子看板や案内板として活用されており、予約状況の表示や施設案内、広告など、様々な情報をリアルタイムで表示しています。
近年はタッチパネル機能を搭載した「タッチパネルサイネージ」の導入も進んでおり、利用者がスマホ感覚で操作できる利便性から、施設の顧客満足度を向上させるツールとしても期待されています。
デジタルサイネージについての詳細は、以下の関連記事をご覧ください。
貸し会議室の利便性を向上させるデジタルサイネージ活用術7選
貸し会議室にデジタルサイネージを導入することで、様々な効果が期待できます。ここではおすすめしたい活用術7選を解説します。
活用術1：入り口で当日の予約スケジュールを表示
貸し会議室の入り口にデジタルサイネージを設置し、当日の予約スケジュールを表示しましょう。貸し会議室に来た利用者は一目で自分の予約状況を確認できるため、スタッフへの質問が減らせます。
活用術2：入り口で施設案内を表示
貸し会議室の入り口に施設案内を表示することで、初めて利用する方にもわかりやすく案内ができます。
各会議室の案内図や施設のレイアウト、Wi-Fiや備品の使い方などを視覚的に伝えることで、利用者が安心して施設を利用できるようになります。
活用術3：会議室入り口で予約名や予約状況を表示
各会議室の入り口にデジタルサイネージを設置し、予約名や予約状況を表示することで、利用者は自分が利用する部屋を簡単に見つけられます。
会議室の終了時間が近づいたタイミングで、次の予約名も交互に表示するように設定すれば、次の利用者も安心して時間まで待機できます。
活用術4：会議室内で終了時間直前に終了案内を表示
会議室内にデジタルサイネージを設置し、プロジェクター代わりに利用してもらう貸し会議室が多いです。
会議室内に設置したデジタルサイネージに、終了時間直前の終了案内を表示することで、利用者は時間管理がしやすくなります。これにより、次の利用者に迷惑をかけることなく、スムーズな交代が可能です。
活用術5：施設の注意点を動画でわかりやすく案内
貸し会議室でスタッフへの確認としてよくある質問はある程度決まっています。
・Wi-Fiパスワードを教えてください
・追加で備品のレンタルは可能ですか？
・時間の延長は可能ですか？
これらの質問がよくあるので、会議室内に設置したデジタルサイネージに、あらかじめこれらの質問に対する回答を表示しておきましょう。無駄な問い合わせが減るだけでなく、客単価の向上にもつながります。
活用術6：タッチサイネージで次回予約を訴求
会議が行われる際には、会議終わりに次の会議までのタスクを整理しつつ、次の会議の日程まで決めることが多々あります。
会議の終わり時間に会議室内に設置したデジタルサイネージの表示を変更して、次の予約の案内をしましょう。利用者が忘れる前に次の予約を確保できるので、利用者としても助かります。
活用術7：他エリアの貸し会議室情報を案内
貸し会議室の利用者は、1箇所の貸し会議室だけでなく、会議相手に合わせていろいろなエリアで貸し会議室を借りています。
複数エリアで貸し会議室を展開している企業であれば、デジタルサイネージを利用して、他エリアの貸し会議室情報を案内しましょう。これにより、他の施設への誘導が可能となり、企業全体の利用率向上につながります。
会議室へのデジタルサイネージの設置事例3選
ヤマトサイネージが実際に企業の会議室にデジタルサイネージを設置した事例の中から3つの事例をご紹介します。
設置事例1：オフィスの会議室に110インチ液晶マルチディスプレイを設置
東京セキスイハイム様の会議室に、55インチの液晶ディスプレイを縦横2列の田の字型に配置し、合計110インチの大画面を設置しました。パソコンを接続し、大画面で会議資料を表示することが主な目的です。
小さな画面では遠くの席から見にくい問題がありましたが、今回の大画面設置で解決しました。プロジェクターも検討しましたが、明るい部屋では見にくく、室内を暗くする必要があるため、今回は液晶マルチディスプレイを採用しました。
設置事例2：会議室に移動式の大型マルチディスプレイを設置
都内の企業様の会議室に、110インチの液晶マルチディスプレイを設置しました。以前はプロジェクターを使用されていましたが、弊社のWEBサイトをご覧になり、ディスプレイに交換することに決定されました。これにより、パソコンを接続して会議資料をより見やすく表示できます。
キャスター付きの専用スタンドを使用することで、100インチ程度の液晶マルチディスプレイを会議室内で自由に移動できます。壁面に固定する場合と異なり、好きな場所へ簡単に移動できるのが特徴です。
設置事例3：会議・式典用の330インチ液晶マルチディスプレイ
大阪に本社を構えるUHA味覚糖様の本社ホールに、55インチ液晶ディスプレイ36台を使用した国内でも有数の超大型液晶マルチモニターが導入されました。
このディスプレイの大きさは330インチ（横約7.2m×縦約4.1m）で、社内イベントや会議での使用が主な目的です。
貸し会議室のデジタルサイネージは「ヤマトサイネージ」へお任せ
ヤマトサイネージは東京と大阪を拠点に、日本全国でデジタルサイネージの販売から設置、アフターサポートまでをワンストップで提供しています。
30インチほどの小型のデジタルサイネージから1〜200インチを超える大型のデジタルサイネージまで、幅広く対応しています。
企業の会議室への導入事例も多く、会議室で使いやすい設計での設置も得意分野です。
お客様のご希望の使い方やご予算に合わせて、最適な導入プランをご提案させていただきます。
まずはお気軽にお問い合わせください。
